Smetti di produrre carta: risparmia sui costi di stampa e sullo spazio di archiviazione dei documenti
Grazie all’attivazione della firma grafometrica e del servizio di archiviazione digitale dei documenti potrai smettere di stampare i documenti di informativa privacy, dichiarazione di conformità e attestato di conformità delle lenti a contatto: i documenti potranno essere firmati digitalmente dal cliente e conservati in un server dedicato in cui potrai ricercare il documento con i relativi certificati, validi per una eventuale verifica legale.
Con WINeyes potrai migliorare la gestione documentale obbligatoria, riducendo l’impatto sull’ambiente e diminuendo i costi della tua azienda.
Stimati quasi 2.000 documenti annuali prodotti da un negozio di ottica, cerchiamo di seguito di fare due conti comprendendo anche i costi diretti ed indiretti di stampa.
Costo diretti di stampa del documento:
- Costo di stampa di una pagina, comprensivo dei seguenti costi diretti: accessori (toner ed inchiostro di stampa), cancelleria (carta, raccoglitori), consumi (elettricità), manutenzione stampanti: circa € 0,30/pagina
Costi di stoccaggio ed archiviazione:
- Costo annuo dello spazio: posto un costo di 100 €/mq. Calcolando che ogni metro lineare abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni mediamente riempiti con 300 fogli l’uno, si ottiene che ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Quindi € 0,007/pagina
Stima del numero totale delle pagine:
- Ipotizziamo 2.000 documenti suddivisi in 1700 dichiarazioni di conformità e 300 privacy, laddove entrambi richiedono la stampa di 2 pagine (una copia per l’ottico ed una per il cliente).
Mettendo assieme le considerazioni di cui sopra, abbiamo che il totale dei costi annuali derivanti da una gestione cartacea ammonta a 0,31 x 4.000 = € 1240
Per attivare il servizio è necessario collegare WINeyes ad uno strumento per la firma digitale dei documenti (una tavoletta grafometrica), acquistare la licenza di firma elettronica, attivare un sistema per l’archiviazione digitale e l’apposizione della marca temporale.
Ma di tutto questo non devi preoccuparti: ci occupiamo di tutto noi.
Il processo messo a disposizione in WINeyes è semplice e fluido:
- L’operatore clicca nel tasto Stampa;
- WINeyes in automatico crea un PDF e attiva la tavoletta grafometrica collegata; Il cliente firma sulla tavoletta grafometrica e contrassegna le spunte (laddove necessario);
- WINeyes salva le spunte contrassegnate dal cliente sulla scheda anagrafica, archivia il documento in locale e su un server per la conservazione sostitutiva a norma, apponendovi la marca temporale;
- L’operatore, accedendo alla sezione allegati della scheda anagrafica, può consultare il documento firmato ed eventualmente stamparlo per consegnarlo al cliente.
Nel video sottostante, puoi vedere una dimostrazione della gestione dell’informativa privacy e della dichiarazione di conformità:
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