FAQ – Fatturazione Elettronica

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In quest’articolo pubblichiamo le Domande più Frequenti sul tema della Fatturazione Elettronica,  con le relative risposte.

Se ti interessa vedere il Webinar che abbiamo preparato sull’argomento puoi iscriverti compilando il form in questa pagina (link): se non puoi partecipare al live che si terrà il giorno Mercoledì 7 Novembre alle ore 14.30, sarà nostra premura mandarti la registrazione.

A partire da quando sarà obbligatorio fare le fatture elettroniche?

Dal 1° gennaio 2019 la gestione elettronica delle fatture verso i privati sarà obbligatoria.
Questa procedura è già attiva dal 31 marzo 2015 per la fatturazione alla pubblica amministrazione ed è entrata in vigore dal 1° luglio 2018 per la fatturazione di subappalti pubblici.

In cosa consiste la Fatturazione Elettronica?

La fatturazione elettronica è un processo digitale che riguarda l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture nel formato elettronico XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Tale sistema prevede che il documento “fattura” venga ora firmato digitalmente ed inviato entro la mezzanotte del giorno di emissione ad un sistema centralizzato di interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate che certifica la transazione (SDI – Sistema di Interscambio).

Dopo aver effettuato i controlli previsti, lo SDI recapita la fattura al destinatario che riceve il file nella PEC o nel portale adibito alla ricezione da lui attivato.

La fattura cartacea sparirà?

Si, ma sarà comunque possibile consegnare al cliente un documento cartaceo chiamato ancora “fattura” con la funzione di garanzia di acquisto, ma tale documento cartaceo non ha più alcun valore dal punto di vista fiscale.

Le fatture elettroniche dovranno essere stampate e conservate su carta oppure potranno essere conservate unicamente in digitale?

Le fatture elettroniche in formato XML trasmesse e ricevute tramite il SdI dovranno essere conservate in formato digitale secondo le disposizioni: tale attività potrà essere svolta tramite soluzioni di conservazione digitale in-house oppure esternalizzando il servizio ai conservatori accreditati.

L’Agenzia delle Entrate sarà comunque obbligata a memorizzare tutte le fatture elettroniche che transitano dal SdI. Tale memorizzazione può essere considerata come conservazione, ai sensi del citato DMEF 17 giugno 2014.

Cos’è lo SDI e che ruolo svolge?

SDI o “Sistema di Interscambio” è una sorta di postino-intermediario tra il privato e il soggetto finale. Si occupa di dialogare con l’Agenzia delle Entrate, inviando e ricevendo le fatture digitali. Questa piattaforma online, consente di:

  • Ricevere le fatture sotto forma di xml;
  • Effettuare controlli sui file ricevuti;
  • Inoltrare le fatture;
  • Restituire gli esiti informativi sullo stato del documento.
Quali sono le notifiche restituite dallo SDI?
  1. Ricevuta di consegna (RC) -> È la ricevuta inviata dal SDI al soggetto trasmittente per comunicare l’avvenuta consegna del file al destinatario. In questo caso l’invio del file va a buon fine e non occorrerà effettuare operazioni aggiuntive.
  2. Notifica di scarto (NS) -> È la notifica inviata dal SDI al soggetto trasmittente nei casi in cui non sia stato superato uno o più controlli tra quelli effettuati dal SDI sul file ricevuto. In questo caso SDI non possiede il file inviato, perciò occorre correggere il file in base agli errori segnalati nel campo esiti e re-inviarlo con stesso numero e data. Nel caso, invece, si sia proceduto alla registrazione della fattura elettronica per la quale viene emessa la ricevuta di scarto, si dovrà effettuare- se necessario – una variazione contabile (nota di variazione) ai solo fini interni, ossia senza la trasmissione di alcuna nota di variazione al Sistema di Interscambio.
  3. Ricevuta impossibilità di recapito (MC) -> È la ricevuta inviata dal SDI al soggetto trasmittente nei casi in cui fallisca l’operazione di consegna del file al destinatario. Nel caso di ricevuta di mancato recapito, il cedente/prestatore deve comunicare al cessionario soggetto passivo IVA, utilizzando canali alternativi al Sistema di Interscambio, che la fattura elettronica è a sua disposizione nell’area web riservata dell’Agenzia delle entrate. Tale comunicazione va effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica per consentire una ricerca puntuale al cliente della fattura messa a disposizione. Per il cessionario, soggetto passivo IVA, tale comunicazione è necessaria in quanto, ai soli fini della detraibilità IVA, la data di ricezione della fattura è quella di presa visione della stessa sul sito web dell’Agenzia delle Entrate da parte del cessionario/committente e non dalla data di ricezione del documento inviato per altri canali dal cedente.
Che tipo di fatture dovranno essere inviate?

Dal 1 Gennaio 2019 si dovrà procedere alla trasmissione telematica di tutte le fatture, qualsiasi sia il soggetto destinatario. Non sarà necessario inviare quietanze di pagamento e scontrini parlanti, mentre le fatture su corrispettivo sono documenti che dovranno essere inviati.

Ogni quanto bisogna fare l’invio di fatture?

Le fatture vanno inviate entro le ore 24 della data di emissione o nelle ore prossime alla scadenza.

Sarà necessario chiedere la PEC anche ai clienti-“persone fisiche”?

No, i clienti “persone fisiche” a cui vengono emesse le fatture, riceveranno il file nel proprio cassetto fiscale all’interno del sito dell’agenzia delle entrate: questo file potrà essere da loro scaricato in ogni momento e sarà valido per la detrazione.

Cos’è il codice destinatario?

Il Codice destinatario identifica il ricevente che sarà il destinatario della fattura elettronica ed è quindi buona norma comunicarlo a tutti i propri fornitori per ricevere le e-Fatture.
Tale identificativo potrà essere registrato sul sito web dell’agenzia delle entrate ed indicato come Indirizzo Telematico di riferimento per la ricezione delle fatture elettroniche passive.
Solo i soggetti titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il Sistema di Interscambio per ricevere le fatture elettroniche potranno richiederlo.

Qual è il mio codice destinatario?

Se fai l’invio con WINeyes il codice destinatario ti verrà comunicato al momento della configurazione così potrai comunicarlo ai tuoi fornitori.

Come posso registrare il mio codice destinatario?

Per registrare il codice ed indicarlo come Indirizzo Telematico di riferimento occorre recarsi al seguente indirizzo (Agenzie Entrate): https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/

Quindi, tra i servizi disponibili, selezionare la voce “Registrazione dell’Indirizzo Telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche” alla voce “Fatturazione elettronica”.

Cosa comporta registrare il codice destinatario?

La registrazione del codice presso l’agenzia delle entrate serve ad agevolare e rendere più sicuro il processo di consegna della fattura elettronica, grazie al fatto che in questo modo le imprese e i professionisti possono comunicare “a monte” l’indirizzo telematico su cui ricevere tutte le loro fatture elettroniche, indipendentemente dall’indirizzo che il fornitore avrà riportato nella fattura.

Per maggiori informazioni invitiamo a prendere visione della seguente pagina: Link Assistenza Agenzia Entrate

Quali sanzioni comporta il mancato adeguamento?

La fatturazione secondo modalità non conformi (per le quali si intende sia la mancata o errata produzione della fattura che il mancato o errato invio) comporta una sanzione che prevede per l’azienda emittente il pagamento di una somma che va dal 90 al 180% dell’IVA della fattura stessa. Anche il committente del servizio, ossia colui che ha pagato la fattura e dovrebbe registrarne l’IVA, se non regolarizza il rapporto dovrà versare l’IVA della fattura all’agenzia delle entrate e quindi pagarla due volte (una volta al fornitore e una volta all’agenzia delle entrate).

Cosa devo fare se il fornitore non trasmette le fatture in formato XML attraverso lo SDI, ma continua a mandarle in PDF come allegato all’email?

In questi casi i cessionari/committenti devono provvedere a generare e trasmettere al SDI le fatture elettroniche (più precisamente le autofatture elettroniche) in formato XML pervenute dal fornitore tramite altri canali, come per esempio in formato PDF allegato alla email.
La suddetta procedura consentirà al cessionario/committente di procedere alla detrazione dell’IVA e alla deduzione del costo fatturato, evitando le sanzioni di cui all’art. 6 comma 8 del Decreto Legislativo 18 dicembre 1997 n. 471.

Devo apporre la mia firma digitale?

No, nel processo di invio verrà apposta la firma digitale da parte del nostro partner certificato.

Cos’è il servizio di QR code riferito alla fatturazione elettronica?

E’ un servizio di generazione del QR-Code, previsto dall’Agenzia delle entrate e disponibile sul portale “Fatture e corrispettivi” per agevolare la predisposizione delle fatture elettroniche. E’ un “biglietto da visita” consistente in un codice a barre bidimensionale che può essere salvato in formato PDF o memorizzato su un dispositivo elettronico, dopo di che mostrato al fornitore su carta oppure tramite smartphone o tablet.
Grazie all’utilizzo del QR code il fornitore potrà acquisire in automatico e veloce i dati del cliente, compreso

Per quale motivo hanno introdotto questa novità?

Questa nuova procedura permette all’Agenzia delle Entrate di ricevere i dati di fatturazione (che ad oggi vengono ricevuti nell’anno successivo alla data di emissione) lo stesso giorno in cui le fatture stesse vengono emesse. Grazie a questo sistema, dunque, l’AdE guadagnerà moltissimo in termini di tempo risparmiato, efficienza e capacità di analisi.

Con la Fatturazione Elettronica dovrò continuare ad inviare le spese detraibili al Sistema TS?

Si, perché al momento non tutte le spese detraibili sono riportate nelle fatture, questo si verifica ad esempio quando viene utilizzato uno scontrino parlante. Potrebbe essere che in futuro i due sistemi vengano integrati.

Posso fare l'invio delle fatture con WINeyes? Mi fornite anche una soluzione per la ricezione?

Si, con il software gestionale WINeyes XPS, IT Experience ti offre una soluzione in grado di svolgere le stesse operazioni di oggi senza quasi renderti conto della differenza.

Potrai continuare a produrre la fattura nella sezione documenti o dal tasto presente nel carrello e, a fine giornata, il programma gestionale preleverà le fatture da un’apposita cartella del PC, vi apporrà la firma digitale ed opererà l’invio allo SDI restituendovi la notifica d’invio. Inoltre tutti i file Inviati e Ricevuti verranno archiviati attraverso il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge, per 10 anni.

Attraverso un’unica finestra potrai gestire la ricezione delle fatture, fare ricerche, contestare le fatture emesse dai tuoi fornitori e scaricare i file XML.

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